企業がマイナンバーをアウトソーシングするメリット

  • 勤怠管理システムの自動化における問題点

    • 人事業務において大変な作業である「勤怠管理」をシステムで自動化して効率を図ろうと考える企業さんは結構、多いのですが勤怠管理システムの自動化は色々な点で難しく問題点も多いので注意が必要です。
      「勤怠管理の自動化」とは従業員が「出社した時刻」「退社した時刻」をシステムに記録させて「遅刻」「早退」「残業時間」を自動的に計算させられないか?という発想から提案される事が多いのですが以下に順番に問題点を挙げて行ってみます。


      ・遅刻管理ただ単純に「規定時間より遅れて出社した」事を持って遅刻とした場合以下の問題点が出て来る事があります。

      1:交通機関の遅延などによる「やむを得ない事情」があった。

      2:事故目撃による警察の協力要請に応じていた。
      3:急病人救助の為に協力していた。
      4:前日に上司より許可をもらっていた。

      5:客先直行による時差出社であった。

      理由4と5は当然、遅刻ではありません。
      理由1から3までの場合は社則により遅刻扱いするかどうか?が決められている事が多いのですが実際にそうであったかどうか?を確認するのは予想以上に難しい作業でシステムで自動化するのは避けた方が良い要件です。


      ・早退管理これも単純に「規定時間より早めに出口を通過した」事を持って早退とする事は出来ません。
      仕事で客先に出向き、そのまま直帰という場合もありますし営業担当者はむしろ社内にいる時間の方が少ない事が多い会社もあると思います。


      また「ランチを買いに外に出たら退社と記録されてしまった」というような事も有り得ます。

      これもシステムで自動化するのは避けるべき要件です。

      ・残業管理「規定時間を一定時間、過ぎてから退社した」場合であっても「残業をしていた」とは限りません。
      もしかしたら仕事は定時で終わりにして喫茶室でおしゃべりをしていたのかもしれません。

      残業は一般的に上司の許可或いはは命令によって行われるので、それが出ていたのかどうか?を確認してからでないと「残業時間」の計算はできないのです。

      これもシステムで自動化するのは避けるべき要件です。


      これだけ「避けるべき要件」を並べてしまうと「自動勤怠管理システムの構築など意味が無いではないか」と思われると思います。
      事実、勤怠管理システムを「IDカードのタッチ」等の情報だけで運用した場合得られる情報で役に立つ情報は以下の2つだけです。


      情報1:ある社員がその日に出社したかどうか?情報2:ある社員がその日に退社したかどうか?情報1は「有給休暇」「無断欠勤」の2つの可能性がありますが有給休暇であれば上司も了解している内容ですので、その裏付けの効果しか無く「無断欠勤」であれば所属部門がシステムの情報の有無により確認する以前に「出社して来ない」という事実を放っておく事は無いのでシステムの情報はあまり役にたちません。

      情報2は所属部門の長にとっては少し、役にたつ情報です。

      退社時間の記録が無い場合、早退を誤魔化すためや、何等かの理由で退社時間を記録されたくない(社内で何等かの不正を行っている事も有り得ます)場合に意図的に行われている可能性があるからです。また従業員が「徹夜作業」をしていた場合も退社時間は記録されませんので所属部門の長に取っては「それが必要な状況が発生したのか?」を把握するきっかけとなる事もあります。

      また、中には数日間、連続して社内に居残っているケースもあるので、そういった事実が有るという事を知る手がかりにもなります。

      が、逆に言うと「それ位しか効果は無い」のです。

      勤怠管理システムは月末に各自に当月の勤務表を提出させて所属長の確認を得た資料を入力する形が一番、効率的なのが現実です。


      その入力作業をいかに簡易化するか?を考えた方が良い結果を得られます。

      IDカードによる全面自動化は問題が多発してしまい結果的に「運用に耐えられない」事態となる事が多いのです。



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